Convocazione Assemblea dei soci 2024

Importante:
Se sei un socio Hacklab, ma non hai ricevuto la seguente convocazione a livello individuale sulla tua casella di posta elettronica, segnalalo a direttivo [at] hlcs [.] it, effettueremo tutte le verifiche del caso.

Car* soci*,

l’associazione Hacklab Cosenza convoca l’assemblea soci ordinaria annuale 2024 per l’approvazione del rendiconto 2023 e l’elezione degli organi sociali per il periodo 2024-2025 (di seguito “assemblea”).

L’assemblea è convocata:

  • in prima convocazione, il Venerdì 26 aprile 2024 alle 23:55
  • in seconda convocazione, il Martedì 30 aprile 2024 alle 20:30

L’assemblea si svolgerà sia in presenza presso la sede operativa dell’associazione (Università della Calabria, Cubo 22B – Centro ICT d’Ateneo) sia, come previsto dallo Statuto, da remoto.

All’assemblea potranno partecipare tutti i soci, ma potranno intervenire e votare solo coloro che sono in regola con il pagamento della quota associativa dell’anno sociale 2024. Invitiamo quindi tutti i soci a procedere al tesseramento 2024 utilizzando le istruzioni fornite in seguito, se non avessero ancora provveduto.

I soci che intendano partecipare da remoto devono comunicarlo in anticipo sul gruppo Telegram o scrivendo a direttivo[at]hlcs[.]it, in modo che possa essere predisposta la partecipazione.

I soci impossibilitati a partecipare hanno la possibilità di delegare per loro conto un qualsiasi altro socio che non sia un componente del Direttivo, compilando e firmando il modulo di delega in PDF scaricabile sul sito, e inviandolo a direttivo[at]hlcs[.]it. Nel modulo andrà indicata come oggetto della delega “l’assemblea [ordinaria] dei soci convocata in data [30/04/2024]“.

L’assemblea sarà validamente costituita:

  • in prima convocazione: alla presenza di ⅓ + 1 dei soci aventi diritto.
  • in seconda convocazione: qualunque sia il numero dei presenti.

L’assemblea avrà il seguente Ordine del Giorno:

  1. Approvazione del rendiconto economico-finanziario (REFA) e dei relativi allegati chiusi alla data del 31/12/2023.
  2. Approvazione delle attività e progetti prioritari per l’anno sociale corrente.
  3. Approvazione del rendiconto economico-finanziario preventivo per l’anno sociale corrente.
  4. Determinazione dell’importo delle quote associative per il periodo Maggio 2024 – Aprile 2025.
  5. Elezione del nuovo Consiglio Direttivo e attribuzione delle relative cariche interne: Presidente, Vice-Presidente, Segretario, Tesoriere.
  6. Elezione del nuovo Collegio dei Probiviri.
  7. Varie ed eventuali

Il resto di questa di questo articolo contiene informazioni complementari all’assemblea:

  1. Istruzioni per il versamento della quota 2024
  2. Aggiornamento anagrafica a libro soci
  3. Candidati al Consiglio Direttivo 2024-2025
  4. Candidati al Collegio dei Probiviri 2024-2025
  5. Procedure elettive e di approvazione dei punti dell’OdG
  6. Procedura per le dimissioni da socio
  7. EXTRA: Riunione Settimanale
  8. EXTRA: Contatti
  9. Saluti

# 1: Istruzioni per il versamento della quota 2024

Per poter partecipare alla vita associativa in tutto e per tutto (art. 9 dello Statuto) i soci devono essere in regola col pagamento della quota associativa (art. 8), che per il 2024 è stata mantenuta a 10,00 €. Ricordiamo che la determinazione della quota sociale per il prossimo periodo è competenza dell’assemblea soci.

In particolare, solo i soci in regola con il pagamento della quota associativa possono votare/delegare durante le assemblee dei soci ed essere eleggibili per le cariche sociali.

Puoi versare la quota associativa pagando online, utilizzando:

  • Causale: Quota associativa anno 2024 – COGNOME NOME
  • Importo: 10,00 €

Le coordinate per il pagamento sono:

## Bonifico bancario

  • IBAN: IT96C0200880882000103728277
  • Intestatario: Hacklab Cosenza – Centro di Ricerca su Tecnologia e Innovazione
  • BIC SWIFT: UNCRITM1594

Si invitano i soci che scelgono di versare la quota tramite bonifico, di tenere in considerazione i tempi necessari all’accredito. È sempre preferibile comunicare l’avvenuto versamento (meglio ancora se con copia della ricevuta) all’indirizzo generale di segreteria info[at]hlcs[.]it, in modo che la quota possa essere registrata in tempo utile per la successiva assemblea.

## Paypal

  • Tramite Link: https://www.paypal.com/paypalme/hacklab
  • Specificando la mail: info@hlcs.it
  • [Opzionale] Per evitare di addebitare una commissione (comunque a carico dell’associazione), selezionare “Familiari e Amici” come tipologia di invio denaro.

## Contanti

La quota può essere versata in contanti ad uno dei soci membri del Direttivo (Luca Algieri, Vincenzo Bruno, Stefano De Carlo, Pietro Lombardo).

In tutti i casi verrà rilasciata una ricevuta a quietanza del pagamento.

# 2: Aggiornamento anagrafica a libro soci

Se qualcuno dei tuoi dati anagrafici (es: residenza, documento d’identità, ecc.) è cambiato dalla tua iscrizione all’associazione o non è più corretto, è importante per l’associazione aggiornare l’anagrafica iscritta a libro soci. Ciò vale anche e soprattutto metodi di contatto, che sono essenziali per mantenere informati i soci sulle attività e semplificare la partecipazione attiva.

Chiediamo quindi a tutti i soci una mano, e di compilare il modulo di aggiornamento dei propri dati disponibile in PDF sul sito HLCS. Il PDF è interattivo: può essere compilato, firmato e salvato anche da browser, in assenza di lettore PDF specifico. Con Mozilla Firefox diventa anche ecologico, essendo possibile anche apporre firma autografa senza necessità di stamparlo.

Una volta compilato, inviatelo all’indirizzo direttivo[at]hlcs[.]it con oggetto “Aggiornamento dati socio – COGNOME NOME”.

# 3: Candidati al Consiglio Direttivo 2024-2025

Sono pervenute le seguenti candidature al consiglio direttivo, da parte dei soci:

  • Algieri Luca (Tesoriere uscente)
  • Bruno Vincenzo Francesco (Presidente uscente)
  • De Carlo Stefano Attilio (Segretario uscente)
  • Lombardo Pietro (VicePresidente uscente)

Sono candidati alla carica di Presidente/Rappresentante Legale (e VicePresidente):

  • Algieri Luca
  • Bruno Vincenzo
  • De Carlo Stefano Attilio
  • Lombardo Pietro

Sono candidati alla carica di Segretario:

  • Algieri Luca
  • De Carlo Stefano Attilio

Sono candidati alla carica di Tesoriere:

  • Algieri Luca
  • De Carlo Stefano Attilio
  • Lombardo Pietro

# 4: Candidati al Collegio dei Probiviri 2024-2025

Sono pervenute le seguenti candidature per l’organo di garanzia dell’associazione:

  • Principe Francesco

# 5: Procedure elettive e di approvazione dei punti dell’OdG

Procedure identiche tra partecipazione in presenza e telematica:

  • Approvazione bilanci – L’approvazione del REFA consuntivo 2024 e REFA preventivo 2025 avverrà per “alzata di mano”.
  • Determinazione quota associativa – La determinazione dell’importo della quota associativa per il prossimo periodo sociale avrà tra le opzioni quelle determinate in seguito alla discussione che avrà luogo in assemblea, ma in nessun caso in numero inferiore a 2 opzioni di scelta. La quota del periodo sociale precedente è inclusa d’ufficio tra le opzioni. La votazione avverrà per “alzata di mano”.
  • Componenti organi sociali – L’elezione dei membri del Consiglio Direttivo e del Collegio dei Probiviri avverrà, candidato per candidato, per “alzata di mano”. Ricordiamo che lo Statuto prevede un minimo di 3 componenti per il Consiglio Direttivo.

Procedure che differiscono tra partecipazione in presenza e telematica:

  • Assegnazione delle cariche interne – Per ognuna delle cariche, i soci esprimeranno per iscritto un ordine di preferenza per ciascuno dei candidati alla carica (“1” per il candidato preferito a ricoprire quella carica, “2” per la preferenza successiva nel caso il primo candidato non potesse ricoprirla, e così via per tutti i candidati).
    • Si procederà prima all’elezione del Presidente, poi del Segretario e infine del Tesoriere.
    • Il candidato eletto per una carica interna, viene escluso dai candidati e dunque dal conteggio delle preferenze per la carica successiva.
    • Indicando l’ordine di preferenza si permette a chi presiede l’assemblea di raccogliere le preferenze una sola volta, direttamente attraverso la lista iniziale dei candidati.
    • Chi partecipa in presenza può votare su carta o via e-mail; chi partecipa telematicamente potrà votare tramite e-mail. Saranno valide solo votazioni pervenute durante lo svolgimento dell’assemblea.

# 6: Procedura per le dimissioni da socio

Mini-pillola introduttiva sull’associazionismo: in Italia la qualifica di socio di un’associazione non è mai temporanea e non si perde mai automaticamente. Si deve richiedere esplicitamente di non farne più parte. Se ricevi questa comunicazione, e altre in futuro, è perché le associazioni come la nostra sono obbligate per legge ad almeno alcune comunicazioni particolarmente importanti ai loro soci. Al di là del piacere che abbiamo nel sentire e farci sentire coi nostri associati, capiamo se la vita associativa dell’Hacklab non è più di tuo interesse. Per evitare di ricevere quindi comunicazioni come questa in futuro, è necessario che tu attivamente faccia richiesta di disiscrizione dall’associazione.

Se per qualsiasi ragione vuoi interrompere il tuo rapporto associativo con Hacklab, puoi farne richiesta semplicemente facendone richieste scritta al direttivo al Consiglio Direttivo, scrivendo all’indirizzo direttivo@hlcs.it con causale “Richiesta decadenza socio Hacklab – COGNOME NOME”. Il direttivo ne prenderà atto alla sua successiva assemblea e ti comunicherà l’avvenuto stralcio dal libro soci.

Ti ricordiamo che i tuoi dati anagrafici saranno conservati da Hacklab per i successivi 6 anni (5 anni sociali successivi all’anno di decadenza). Si tratta del periodo minimo a cui siamo tenuti a conservarli per ottemperare alle necessità documentali previste dalla legislazione vigente, una delle basi giuridiche del trattamento previste dal GDPR. I tuoi dati verranno utilizzati unicamente a questo scopo e cancellati al termine del periodo.

Anche se decaduto, potrai sempre richiedere nuovamente di diventare socio in futuro.

La nostra speranza è ovviamente di continuare ad averti come socio, e di vederti partecipare alle nostre attività ogni volta che sarà possibile

# EXTRA: Riunione Settimanale

Quando? Ogni Martedì dalle 18:30

Dove? Università della Calabria, Cubo 22B (Centro ICT d’Ateneo) – Rende (Cosenza)

Martedì è quindi il giorno di apertura fissa dell’associazione: speriamo di vederti presto in sede, non essere timid* ;-)

Sul sito del nostro Presence (http://presence.hlcs.it), puoi verificare in ogni momento se la sede è aperta o meno. Utile se ti trovi nei paraggi.

In ogni caso, se vuoi/puoi passare in momenti diversi dal Martedì, contattaci (i riferimenti in fondo a questa mail) e concordiamo assieme il momento migliore per assicurarti di trovare la sede aperta.

# EXTRA: Contatti

Siamo sempre raggiungibili, per qualsiasi comunicazione/richiesta su qualsiasi tematica, all’indirizzo generale di segreteria info@hlcs.it.

L’Hacklab ha come principale strumento di comunicazione e coordinamento il gruppo/chat Telegram, aperto a tutti i soci. Se vuoi essere aggiunto, scrivici segnalandoci il tuo numero di telefono e/o nickname Telegram associati al tuo utente.

Esiste poi il canale Telegram dell’Hacklab, accessibile a chiunque attraverso questo link. Sul canale pubblichiamo solo le notizie e gli aggiornamenti principali per consentire a tutti di rimanere aggiornati rapidamente sulle attività dell’Hacklab. I classici “social” e i loro DM/messaggi privati:

# Saluti

E niente, se siete arrivati fin qui siete dei f***uti eroi (cit. Last Knight). Grazie per i vostri contributi all’Hacklab, passati, presenti e, futuri.

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3 commenti su “Convocazione Assemblea dei soci 2024”

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