Car* soci*,

l’associazione Hacklab Cosenza convoca l’assemblea soci ordinaria annuale 2026 per l’approvazione del rendiconto 2026 (di seguito “assemblea”).

L’assemblea è convocata:

• in prima convocazione, il Lunedì 27 aprile 2026 alle 23:55
• in seconda convocazione, il Martedì 28 aprile 2026 alle 20:00

L’assemblea si svolgerà sia in presenza presso la sede operativa dell’associazione (Università della Calabria, Cubo 22B – Centro ICT d’Ateneo) sia, come previsto dallo Statuto, da remoto.

All’assemblea potranno partecipare tutti i soci, ma potranno intervenire e votare solo coloro che sono in regola con il pagamento della quota associativa dell’anno sociale 2026. Invitiamo quindi tutti i soci a procedere al tesseramento 2026 utilizzando le istruzioni fornite in seguito, se non avessero ancora provveduto.

I soci che intendano partecipare da remoto devono comunicarlo in anticipo sul gruppo Telegram o scrivendo a direttivo[at]hlcs[.]it, in modo che possa essere predisposta la partecipazione.

I soci impossibilitati a partecipare hanno la possibilità di delegare per loro conto un qualsiasi altro socio che non sia un componente del Direttivo, compilando e firmando il modulo di delega in PDF scaricabile sul sito, e inviandolo a direttivo[at]hlcs[.]it. Nel modulo andrà indicata come oggetto della delega “l’assemblea [ordinaria] dei soci convocata in data [28/04/2026]“.

L’assemblea sarà validamente costituita:

• in prima convocazione: alla presenza di ⅓ + 1 dei soci aventi diritto.
• in seconda convocazione: qualunque sia il numero dei presenti.

L’assemblea avrà il seguente Ordine del Giorno:

1. Approvazione della decadenza dei soci inattivi, irrintracciabili e non in regola con la quota associativa negli ultimi 3 anni sociali.
2. Approvazione del rendiconto economico-finanziario (REFA) e dei relativi allegati chiusi alla data del 31/12/2025.
3. Approvazione della donazione di hardware al Centro di Ricerca “STAR”.
4. Approvazione della programmazione di attività e progetti e identificazione delle priorità per l’anno sociale corrente.
5. Ratifica di convenzioni, accordi e partnership instaurate e approvazione di quelle in progetto.
6. Approvazione del rendiconto economico-finanziario preventivo per l’anno sociale corrente.
7. Determinazione dell’importo delle quote associative per l’anno sociale 2027.

In merito al punto 1 dell’Ordine del Giorno: Approvazione della decadenza dei soci inattivi, irrintracciabili e non in regola con la quota associativa negli ultimi 3 anni sociali, si segnala che:

• l’Art. 12 dello Statuto consente da sempre l’esclusione del socio non in regola. L’articolo non è mai tuttavia stato applicato, in nessuna forma;
• per armonizzare il Libro Soci allo stato corrente della realtà associativa e minimizzare l’impatto della permanenza nei libri ufficiali di soci da lungo tempo inattivi, e sulle conseguenti procedure e gli adempimenti associativi, il Consiglio Direttivo ritiene opportuno attivare una procedura di decadenza dalla qualifica di socio per tutti coloro dai quali non è stato possibile, nonostante congrui tentativi di comunicazione negli ultimi 3 anni sociali almeno, ottenere una risposta di qualunque genere ai fini della riattivazione del socio nella vita associativa;
• ai fini della decadenza si considereranno inattivi i soci Hacklab che non si sono regolarizzati con il versamento della quota associativa in nessuno degli ultimi 3 anni sociali (2023 2024, 2025) e non verseranno la quota per l’anno sociale 2026 entro l’assemblea qui convocata. Ai fini della decadenza automatica, il tesseramento 2026 si estende fino al 27 aprile 2026. È sufficiente il solo versamento della quota per l’anno 2026 perché al socio non possa essere applicata la procedura di decadenza;
• il Consiglio Direttivo ritiene comunque necessario sottoporre l’applicazione di questa procedura di decadenza all’approvazione preventiva da parte dell’assemblea soci;
• dell’eventuale attivazione della procedura di decadenza verrà data notizia sul sito web dell’associazione e, per quanto possibile, individualmente ai soci interessati.

Il resto di questa di questo articolo contiene informazioni complementari all’assemblea:

1. Istruzioni per il versamento della quota 2026
2. Aggiornamento anagrafica a libro soci
3. Procedure elettive e di approvazione dei punti dell’OdG
4. Procedura per le dimissioni da socio
5. EXTRA: Riunione Settimanale
6. EXTRA: Contatti
7. Saluti

# 1: Istruzioni per il versamento della quota 2026

Per poter partecipare alla vita associativa in tutto e per tutto (art. 9 dello Statuto) i soci devono essere in regola col pagamento della quota associativa (art. 8), che per il 2026 è stata mantenuta a 10,00 €. Ricordiamo che la determinazione della quota sociale per il prossimo periodo è competenza dell’assemblea soci.

In particolare, solo i soci in regola con il pagamento della quota associativa possono votare/delegare durante le assemblee dei soci ed essere eleggibili per le cariche sociali.

Puoi versare la quota associativa pagando online, utilizzando:

• Causale: Quota associativa anno 2026 – COGNOME NOME
• Importo: 10,00 €

Le coordinate per il pagamento sono:

## Bonifico bancario

• IBAN: IT96C0200880882000103728277
• Intestatario: Hacklab Cosenza – Centro di Ricerca su Tecnologia e Innovazione
• BIC SWIFT: UNCRITM1594

Si invitano i soci che scelgono di versare la quota tramite bonifico, di tenere in considerazione i tempi necessari all’accredito. È sempre preferibile comunicare l’avvenuto versamento (meglio ancora se con copia della ricevuta) all’indirizzo generale di segreteria info[at]hlcs[.]it, in modo che la quota possa essere registrata in tempo utile per la successiva assemblea.

## Paypal

• Tramite Link: https://www.paypal.com/paypalme/hacklab
• Specificando la mail: info@hlcs.it
• [Opzionale] Per evitare di addebitare una commissione (comunque a carico dell’associazione), selezionare “Familiari e Amici” come tipologia di invio denaro.

## Contanti

La quota può essere versata in contanti ad uno dei soci membri del Direttivo (Luca Algieri, Vincenzo Bruno, Stefano De Carlo, Pietro Lombardo).

In tutti i casi verrà rilasciata una ricevuta a quietanza del pagamento.

# 2: Aggiornamento anagrafica a libro soci

Se qualcuno dei tuoi dati anagrafici (es: residenza, documento d’identità, ecc.) è cambiato dalla tua iscrizione all’associazione o non è più corretto, è importante per l’associazione aggiornare l’anagrafica iscritta a libro soci. Ciò vale anche e soprattutto metodi di contatto, che sono essenziali per mantenere informati i soci sulle attività e semplificare la partecipazione attiva.

Chiediamo quindi a tutti i soci una mano, e di compilare il modulo di aggiornamento dei propri dati disponibile in PDF sul sito HLCS. Il PDF è interattivo: può essere compilato, firmato e salvato anche da browser, in assenza di lettore PDF specifico. Con Mozilla Firefox diventa anche ecologico, essendo possibile anche apporre firma autografa senza necessità di stamparlo.

Una volta compilato, inviatelo all’indirizzo direttivo[at]hlcs[.]it con oggetto “Aggiornamento dati socio – COGNOME NOME”.

# 3: Procedure elettive e di approvazione dei punti dell’OdG

Procedure identiche tra partecipazione in presenza e telematica:

• Approvazione bilanci – L’approvazione del REFA consuntivo 2024 e REFA preventivo 2025 avverrà per “alzata di mano” (o su scheda di voto appositamente fornita) e a maggioranza semplice.
• Approvazione altri punti – Salvo diversamente specificato, i meccanismi di votazione per gli altri punti all’OdG seguono le modalità previste per l’approvazione dei bilanci.
• Determinazione quota associativa – La determinazione dell’importo della quota associativa per il prossimo periodo sociale avrà tra le opzioni quelle determinate in seguito alla discussione che avrà luogo in assemblea, ma in nessun caso in numero inferiore a 2 opzioni di scelta. La quota del periodo sociale precedente è inclusa d’ufficio tra le opzioni. La votazione avverrà per “alzata di mano” (o su scheda di voto appositamente fornita).

Procedure che differiscono tra partecipazione in presenza e telematica:

• Chi partecipa in presenza può votare su carta o via e-mail; chi partecipa telematicamente potrà votare tramite e-mail. Saranno valide solo votazioni pervenute durante lo svolgimento dell’assemblea.

# 4: Procedura per le dimissioni da socio

Mini-pillola introduttiva sull’associazionismo: in Italia la qualifica di socio di un’associazione non è mai temporanea e non si perde mai automaticamente. Si deve richiedere esplicitamente di non farne più parte. Se ricevi questa comunicazione, e altre in futuro, è perché le associazioni come la nostra sono obbligate per legge ad almeno alcune comunicazioni particolarmente importanti ai loro soci. Al di là del piacere che abbiamo nel sentire e farci sentire coi nostri associati, capiamo se la vita associativa dell’Hacklab non è più di tuo interesse. Per evitare di ricevere quindi comunicazioni come questa in futuro, è necessario che tu attivamente faccia richiesta di disiscrizione dall’associazione.

Se per qualsiasi ragione vuoi interrompere il tuo rapporto associativo con Hacklab, puoi farne richiesta semplicemente facendone richieste scritta al direttivo al Consiglio Direttivo, scrivendo all’indirizzo direttivo@hlcs.it con causale “Richiesta decadenza socio Hacklab – COGNOME NOME”. Il direttivo ne prenderà atto alla sua successiva assemblea e ti comunicherà l’avvenuto stralcio dal libro soci.

Ti ricordiamo che i tuoi dati anagrafici saranno conservati da Hacklab per i successivi 6 anni (5 anni sociali successivi all’anno di decadenza). Si tratta del periodo minimo a cui siamo tenuti a conservarli per ottemperare alle necessità documentali previste dalla legislazione vigente, una delle basi giuridiche del trattamento previste dal GDPR. I tuoi dati verranno utilizzati unicamente a questo scopo e cancellati al termine del periodo.

Anche se decaduto, potrai sempre richiedere nuovamente di diventare socio in futuro.

La nostra speranza è ovviamente di continuare ad averti come socio, e di vederti partecipare alle nostre attività ogni volta che sarà possibile

# EXTRA: Riunione Settimanale

Quando? Ogni Martedì dalle 18:30

Dove? Università della Calabria, Cubo 22B (Centro ICT d’Ateneo) – Rende (Cosenza)

Martedì è quindi il giorno di apertura fissa dell’associazione: speriamo di vederti presto in sede, non essere timid* ;-)

Sul sito del nostro Presence (http://presence.hlcs.it), puoi verificare in ogni momento se la sede è aperta o meno. Utile se ti trovi nei paraggi.

In ogni caso, se vuoi/puoi passare in momenti diversi dal Martedì, contattaci (i riferimenti in fondo a questa mail) e concordiamo assieme il momento migliore per assicurarti di trovare la sede aperta.

# EXTRA: Contatti

Siamo sempre raggiungibili, per qualsiasi comunicazione/richiesta su qualsiasi tematica, all’indirizzo generale di segreteria info@hlcs.it.

L’Hacklab ha come principale strumento di comunicazione e coordinamento il gruppo/chat Telegram, aperto a tutti i soci. Se vuoi essere aggiunto, scrivici segnalandoci il tuo numero di telefono e/o nickname Telegram associati al tuo utente.

Esiste poi il canale Telegram dell’Hacklab, accessibile a chiunque attraverso questo link. Sul canale pubblichiamo solo le notizie e gli aggiornamenti principali per consentire a tutti di rimanere aggiornati rapidamente sulle attività dell’Hacklab. I classici “social” e i loro DM/messaggi privati:

• Instagram: https://www.instagram.com/hacklabcs/
• Facebook: https://www.facebook.com/HackLabCS/

# Saluti

E niente, se siete arrivati fin qui siete dei f***uti eroi (cit. Last Knight). Grazie per i vostri contributi all’Hacklab, passati, presenti e, futuri.

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